martes, 10 de agosto de 2010

La informatica en la contabilidad

1-Importancia de la informática en el sistema de contabilidad:


Nos encontramos en la era de la tecnología y la sistematización, donde todas las personas son usuarias de los computadores, y toda profesión como la Contaduría Pública necesita del uso de ellos. La importancia de los sistemas de información contable radica en la utilidad que tienen estos, tanto para la toma de dediciones de los socios de la empresa, como para aquellos usuarios externos de la información. Las nuevas demandas de información abren campo a la introducción de nuevos conceptos que pueden llegar a potencial izar la empresa dentro del mercado si se le da el manejo adecuado, medición y reconocimiento.Los sistemas de contabilidad han tomado un importante lugar en el mercado como elemento de control y organización, sin embargo no debemos limitarnos solo a esa función, dado a que nos encontramos en la necesidad de buscar el poder explicativo de los sistemas de información en el comportamiento de los usuarios de la información empresarial, así no solo se busca un manejo técnico en la empresa, sino que se tomen todos los componentes de la empresa, tanto tangibles como intangibles que nos permitan compartir en un entorno cada vez mas fuerte y mas agresivo.
Gracias a la informática, la contabilidad se puede aplicar en todo tipo de empresa, en organizaciones del Estado y en entidades sin ánimo de lucro, convirtiéndose ésta en una poderosa herramienta de información.
El uso de la informática le permite al Contador, vivir siempre al tanto de las necesidades que demanda la sociedad, el mercado, la empresa y entre otros, por ello no solo hay que aprender informática dentro de la carrera, sino que en pos a ella, hay que ir actualizándose continuamente, porque es de gran importancia las bases que los sistemas le brindan al contador.
La informática brinda soporte para el desempeño laboral por medio de Software, como por ejemplo, EXCEL, ACCES, y Paquetes Contables, que permiten simplificación y rapidez en el trabajo. Le permite llevar la información ordenada y siempre a tiempo, siendo está, un muy buen sistema de información.
Considero que la informática es fundamental en la formación integral de todo Contador Público, porque le brinda herramientas primordiales en el desarrollo de su vida profesional, permitiéndole una actualización constante a los cambios de la sociedad, y a optimizar su trabajo, dándole oportunidades de desempeñarse en cargos altos dentro de una organización, siendo éste, clave en la interpretación, análisis y toma de decisiones dentro de la entidad.




2-cos


Centro de Operaciones de Seguridad (COS) es una central de seguridad informática que previene, monitorea y controla la seguridad en las redes y en Internet.
Los servicios que presta van desde el diagnóstico de vulnerabilidades hasta la recuperación de desastres, pasando por la respuesta a incidentes, neutralización de ataques, programas de prevención, administración de riesgos y alarmas de antivirus informáticos.
Hoy en día, la información es el activo más valioso de las empresas y su seguridad se ha vuelto de misión crítica dado que la mayoría de esta es almacenada en forma digital y el riesgo de sufrir algún tipo de ataque o riesgo va en aumento.
Dotado de servidores, firewalls, sistemas de detección de intrusos, software antivirus y otros sistemas especializados, un COS monitorea la actividad en las redes e Internet en tiempo real, las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Los datos y eventos son analizados y rastreados por expertos certificados en estándares de seguridad.
El mercado de la seguridad informática es el que más ha crecido en el segmento de servicios de tecnologías de la información. Se estima que en el año 1999 éste era de US$5.500 millones y que en el año 2004 creció hasta US$17.000 millones.
Son escasos los centros con características de clase mundial. La mayoría se concentran en Europa, Estados Unidos y Asia-Pacífico.



3- Explique la importancia que tiene el uso del Internet en el sistema de contabilidad:


El impacto que ha tenido la tecnología en el área de contabilidad, esta fuera de toda duda. Las TI operan como motor de cambio que permite dar respuestas a las nuevas necesidades de información. En la actualidad, la tecnología de información ha creado movimientos importantes dentro de las empresas. Esto ha sido gracias a los avances que se tienen, a la implementación de nuevos sistemas y mejores tecnologías, así como también, al esfuerzo de las personas que se han dedicado a innovar nuevos productos y servicios dentro de información.

Antes se realizaba la contabilidad sin ningún tipo de paquete computacional, era a lápiz y con muchos papeles de trabajo.

Ahora, se ha eficientizado mas en el trabajo del contador y su rol ha pasado de ser mayor importancia dentro de las empresas, tomando decisiones en base a la información financiera que obtienen; todo esto gracias al uso de los sistemas de información.

Siendo la contabilidad una de las primeras áreas en modernizarse, existe actualmente paqueterías contables muy desarrolladas sobre control de pagos, nominas, cuentas por cobrar, etc., que han ayudado al contador a facilitar el trabajo que desempeña y el tiempo que antes tomaba para elaborar los estados financieros será el tiempo que tome actualmente para hacer análisis de los mismos y a la toma de decisiones de la empresa. También, existen paquetes contables para realizar cálculos de impuesto, IMPAC, ISR, IVA, etc., que han facilitado mucho al área fiscal, para así disminuir los errores y mejorar los resultados que se deben dar de acuerdo a las leyes fiscales.

En la actualidad, la tecnología de información ha creado movimientos importantes dentro de las empresas. Esto ha sido gracias a los avances que se tienen, a la implementación de nuevos sistemas y mejores tecnologías, así como también, al esfuerzo de las personas que se han dedicado a innovar nuevos productos y servicios dentro del área de información.

Ante los cambios e incertidumbre en el que vivimos, toda empresa debe de estar preparada para enfrentar éstos conforme se vayan presentando, e incluso, adelantándose a ellos, para no quedarse atrás y seguir siendo competitivos en la industria en la cual se desempeña.



Hoy en día el procesamiento de la información desempeña un papel fundamental. Las nuevas tecnologías están contribuyendo a que la información contable se mueva de una manera más rápida y fácil. Estas pueden cambiar las formas en que se recopila, almacena, procesa, distribuye y analiza la información.
La economía esta basada en la tecnología y la información, ahora las empresas se ven en la necesidad de transmitir información de alta calidad y así mismo agilizar el proceso para una buena toma de decisiones y poder tener a disposición toda la información para el momento en que sea requerida por el usuario.
Uno de los problemas es que la información no alcanza a ser pertinente y útil para ser suministrada como es debido a los interesados. La implementación de la tecnología puede facilitar la elaboración de diferentes informes haciendo más rápido el ciclo contable y de esta forma tomar la decisión acertada.


4. Explique el nuevo sistema ncf y su facilidad para ele uso de la computadora y contabilidad.



Este es un Sistema de Facturación rápida, con un Punto de Venta dinámico el cual le facilita facturar, modificar, eliminar y procesar su factura con facilidad y rapidez, con ventanas de consultas que llevan y traen información requeridas con agilidad resolutiva. Y por la gran solicitud que me han hecho los usuarios de poder utilizar un sistema en varias computadoras a la misma vez, le he programado al PointSeller la Auto actitud de Multiusuario, esto le permitirá, facturar, modificar, ordenar, reportar, eliminar, imprimir, etc. A la misma vez en diversas computadoras. También tiene la capacidad de controlar todos los NCF (Números Comprobante Fiscal) que Exige la Dirección General de Impuestos Internos (DGII). Tiene un modulo de Hold, el Hold le facilitara retener una factura ya en proceso para tener la oportunidad de empezar una nueva factura y luego proseguir con la que esta en Hold.


También mejora la productividad de tu negocio, te permite realizar las facturas, controlar el inventario, realizar listas de precios, tener un archivo de clientes, proveedores, manejar las cuentas por cobrar, las cuentas corrientes, y la contabilidad básica de tu empresa. Es ideal para negocios dedicados a la comercialización de productos de cualquier tipo. Por ejemplo si tu empresa es una ferretería, una farmacia, venta de ropa, etc., puedes utilizar el programa sin problemas, todo lo que necesitas es un ordenador personal es fácil de trabajar y es muy sencillo de instalar. Ha sido desarrollado especialmente para las empresas que reportan sus transacciones la DGII, teniendo en mente al empresario que desea resultados rápidos e instrucciones sencillas. Con PointSeller no necesitas conocer de contabilidad ya que es muy fácil de aprender. Los módulos que componen el programa son independientes, de tal modo que si solamente quieres hacer facturas, no necesitas manejar los otros módulos o tener que "predefinir" parámetros adicionales (y muchas veces términos contables poco entendibles) que nunca vas a utilizar a fin de hacer una factura. A demás Agiliza la conciliación de la información contable, Simplifica el proceso de generación de comprobantes para efectos fiscales mayor proporción de comprobantes emitidos electrónicamente, mayor ahorro.

El comprobante puede ser visto rápidamente desde cualquier navegador para Internet.
El almacenamiento de los comprobantes para el emisor es de manera electrónica.
El almacenamiento de los comprobantes para el receptor es de manera electrónica o en papel según lo solicite.
Integración automática y segura a su contabilidad.

Beneficios:
Mejora el servicio al cliente.
Reduce costos y errores en el proceso de generación, captura, entrega y almacenamiento.
Mayor control de documental.



5. Incidencia de la informática en el área de contabilidad.


La avanzada tecnología de la informática constituye un extraordinario medio por medio del cual se puede llevar con mayor exactitud la contabilidad mercantil. Porque mediante la informática se pueden condensar esquemas técnicos de contabilidad que permiten visualizar de manera precisa y detallada las diferentes actividades que realiza el comerciante en sus respectivas áreas comerciales, y denotar de esa manera, una proyección del curso de sus negociaciones bien, en el ámbito interno o externo o con particular referencia ante el Estado en su carácter de contribuyente.

La ciencia y la informática aplicadas a la contabilidad hacen que el Contador publico pueda igualmente desarrollar una mejor actividad profesional, al considerar esa técnica como un medio también de agilizar y facilitar su trabajo

La producción del documento informático que configura un sistema diferente al de la contabilidad común y corriente, es decir , la contabilidad manual , hace que esa contabilidad se produzca por medio de maquinas , que vienen a ser las intermediarias del proceso informativo, con resultado a la información definitiva, para dar origen de esa manera a los respectivos libros de contabilidad. Estos libros principales y auxiliares, conformados de acuerdo con la Ley, producen y constituyen en esos casos, los verdaderos Libros de Contabilidad de la Empresa.

Con esta producción documental entendemos que se planeta allí una coexistencia del documento electrónico (disquete, c.d., discos duro, archivos magnéticos, etc.) con el documento papel conformador de los libros de contabilidad. Lo que sin lugar a duda tiene vital importancia probatoria para los efectos de sus relaciones entre los comerciantes por hechos de comercio, como entre no comerciantes, y entre comerciantes con el Fisco Nacional, pues de acuerdo con la naturaleza jurídica del caso planteado, se tendrá que considerar la valoración en sí de dichos documentos , y llegar a la conclusión de su posibilidad de admisión y análisis respectivo.

De allí que, por ejemplo una inspección fiscal de parte del servidor Nacional Integrado de Administración Tributaria (SENIAT), puede practicarse tanto en los libros de contabilidad propiamente dichos, como en los respectivos soportes informáticos o documentos electrónicos que existan con relación a dicha contabilidad, en los que se podrán observar la valoración misma, tanto de la información existente en ese documento electrónico, como de la contabilidad elaborada como producto de esa información.



6. Diez ventajas de la computadora en contabilidad.



(1) Reducción de los tiempos de análisis y toma de decisiones empresariales.


(2) Conservación del historial de la empresa.


(3) Formación de una plataforma informativa.


(4) Aumento de la capacidad de manejo de bases de datos.


(5) Incremento de la calidad del trabajo del Administrador tanto privado como público y por ende de los equipos directivos.


(6) Preparación automática de informes. En un sistema de contabilidad computarizado, los informes se pueden producir automáticamente, tales como: Diarios, Mayores, Estados Financieros, e Informes Especiales que ayuden a la administración a tomar decisiones.


(7) Mejoramiento de los perfiles del personal administrativo.


(8) La informática brinda soporte para el desempeño laboral por medio de Software, como por ejemplo, EXCEL, ACCES.


(9) Paquetes Contables, que permiten simplificación y rapidez en trabajo.



(10) Un sistema computarizado proporciona mucho de los documentos que se usan en un negocio: Facturas, Estados Mensuales de Cuentas por Cobrar a Clientes, Cheques de Nominas, Estados de Ingresos de los Empleados, entre otros.





7. Diez desventajas de la computadora en la informática



(1) Alto costo de inversión al instalar un sistema computarizado

(2) El alto costo en el entrenamiento del personal.

(3) El costo de mantenimiento es alto y complejo.

(4) Los progrmas deben ser confiables.

(5) La logica debe ser comprensible y las aplicaciones adecuandas.

(6) Disminucion en la confiabilidad de la informacion contable.

(7) Complicado proceso de auditoria.

(8) Costo elevados de software y hardware.

(9) Dificultad pra reconstruir en el caso de la falata de una unidad de disco.

(10) Altas sobre cargas enpara escrituras pequeñas.




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